Kiedy wygasa Twój certyfikat? Recertyfikacja, audyty w nadzorze i jak nie przegapić terminu

Certyfikat ISO nie jest ważny bezterminowo

Certyfikacja ISO działa w trzyletnim cyklu: certyfikat wydawany jest na 3 lata, ale jego utrzymanie wymaga corocznych audytów w nadzorze - krótszych audytów sprawdzających, czy system nadal działa zgodnie z normą między pełnymi recertyfikacjami. Pominięcie audytu nadzoru albo przekroczenie terminu recertyfikacji nie skutkuje automatycznym przedłużeniem "w dobrej wierze" - jednostka certyfikująca może zawiesić albo cofnąć certyfikat.

W praktyce oznacza to, że certyfikat ISO wymaga aktywnego pilnowania kalendarza przez cały trzyletni cykl, nie tylko w tygodniu poprzedzającym każdy audyt. Problem w tym, że te terminy - data pierwszego audytu nadzoru, data drugiego, data pełnej recertyfikacji - rzadko są zapisane w jednym, łatwo dostępnym miejscu. Częściej żyją w pamięci Pełnomocnika albo w mailu od jednostki certyfikującej sprzed dwóch lat.

Co śledzi moduł Radar

Radar to moduł rozszerzenia i utrzymania certyfikacji - pilnuje terminów recertyfikacji i audytów w nadzorze dla każdej normy, którą firma posiada, oraz pokazuje, jakich dokumentów jeszcze brakuje, jeśli firma planuje rozszerzyć zakres certyfikacji o kolejną normę na bazie już istniejącej dokumentacji.

Zamiast ręcznie porównywać, co pokrywa już posiadana dokumentacja ISO 9001 względem wymagań np. ISO 14001, Radar analizuje bibliotekę dokumentów i pokazuje realny procent pokrycia nowej normy - zanim jeszcze zdecydujesz się formalnie rozszerzyć zakres certyfikacji.

Rozszerzenie certyfikacji rzadko oznacza zaczynanie od zera

Firma, która ma już wdrożone ISO 9001, przy rozszerzeniu na ISO 14001 czy 45001 nie zaczyna od zera - część wymagań (kontekst organizacji, przywództwo, planowanie, kompetencje) pokrywa się między normami w ramach wspólnej struktury wysokiego poziomu (HLS). Radar pokazuje dokładnie, która część już istniejącej dokumentacji nadaje się do ponownego wykorzystania, a które obszary - specyficzne dla nowej normy - trzeba dopiero uzupełnić.

Dzięki temu decyzję o rozszerzeniu zakresu certyfikacji można podjąć na podstawie realnej skali dodatkowej pracy, a nie samego przeczucia "to pewnie sporo roboty".

Dlaczego to ma znaczenie właśnie teraz

Firmy najczęściej zauważają problem z terminami certyfikacji dopiero, gdy jednostka certyfikująca przypomni o zbliżającym się audycie nadzoru - czasem z zaledwie kilkutygodniowym wyprzedzeniem. Przygotowanie do audytu zrobione w pośpiechu rzadko wypada tak dobrze, jak przygotowanie rozłożone na kilka miesięcy - a to wymaga wiedzieć o terminie z wyprzedzeniem, nie w momencie przypomnienia od jednostki certyfikującej.

Nie chcesz przegapić terminu audytu w nadzorze albo recertyfikacji? Zaloguj się do ISO Forge i sprawdź swoje terminy w module Radar.

Zobacz jak Radar śledzi terminy certyfikacji i pokazuje pokrycie nowej normy przez istniejącą dokumentację.

Sprawdź terminy certyfikacji i pokrycie nowej normy

Pierwszy dokument za darmo. Bez karty kredytowej.

Inne artykuły